Les Archives de France seraient-elles devenues chatouilleuses sur les questions de vie privée ? Les démarches des opérateurs commerciaux pour réutiliser des données anciennes et contemporaines auraient-elles refroidi l’enthousiasme dont cette noble institution témoignait lorsqu’il s’agissait de réduire les délais de communicabilité en 2008 ? Son directeur a publié une circulaire fin juillet pour encadrer l’accès par dérogation aux fonds d’archives (soumis à ces fameux délais de communicabilité).
Déjà, début juillet, Hervé Lemoine avait profité d’une circulaire destinée à simplifier la procédure de dérogation pour les généalogistes professionnels pour insister auprès de ses collègues sur le caractère sensible des données :
Les mentions marginales reportées en marge des actes sur la collection communale constituent, vous ne l’ignorez pas, une source d’information sur la vie privée des personnes dont elles retracent le parcours de vie. Il vous appartient donc, plus que jamais, de vérifier l’équilibre entre la motivation du demandeur et la portée de l’atteinte aux intérêts protégés par la loi que signifierait un avis favorable à la demande d’accès par dérogation aux actes de naissances et de mariages de l’état civil de moins de 75 ans.
Le généalogiste a donc intérêt à bien motiver sa demande et à bien compléter le formulaire (dont un exemplaire-type est présenté en annexe de la circulaire DGP/SIAF/ACCR/2010/010). Il faut savoir que "la dérogation n’est accordée que pour une consultation sur place des documents". Si vous en souhaitez une copie, il faut le préciser clairement sur le formulaire ; votre demande fera l’objet d’une réponse spécifique.
Le dossier est à déposer auprès du service d’archives (municipales ou départementales) concerné qui ensuite consulte "pour avis" le "service versant", avant de transmettre l’ensemble au SIAF, chargé de rédiger la réponse après examen. L’administration dispose d'un délai de deux mois pour formuler sa réponse "à compter de l’enregistrement de la demande". Ici, pas question du cachet de la Poste ; seul compte le tampon dateur du service d'archives, qui vérifie minutieusement si le dossier est complet.
La circulaire a également le mérite de rappeler, très clairement, les recours possibles, en cas de réponse négative, auprès de la CADA puis du tribunal administratif.
Ce texte est surtout l'occasion de maintenir le service local d'archives comme l'interlocuteur unique des particuliers, alors que les généalogistes professionnels viennent d'obtenir la gestion de leurs demandes directement par le SIAF. L'année dernière, plus d'une centaine de demandes ont été étudiées.
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